YELEKO

YELEKO est une communauté qui promeut le sport, le bien-être, le networking et l'entrepreneuriat à travers plusieurs initiatives. Son activité emblématique, Bike Escapade, rassemble chaque fin de mois des dizaines de passionnés autour de parcours à vélo de 25 à 35 kilomètres dans les environs de Ouagadougou.

Au fil de sa croissance, la communauté a développé d'autres initiatives comme Business Builders Meeting (2BM), dédié aux entrepreneurs, ainsi que Play Escapade, autour des loisirs et des activités collectives.

Cette diversification rendait les méthodes de gestion historiques de plus en plus difficiles à maintenir.

L'organisation faisait face à plusieurs contraintes opérationnelles :

• inscriptions gérées manuellement ;
• paiements reçus principalement par Mobile Money ;
• rapprochements entre paiements et participants réalisés sur des fichiers Excel ou sur papier ;
• manque de visibilité sur le nombre réel de participants avant chaque édition ;
• difficulté à anticiper les besoins logistiques (ravitaillement, sécurité, équipements, encadrement) ;
• absence d'un outil unique pour piloter les différentes activités de la communauté.

Au-delà de ces enjeux, l'équipe organisatrice souhaitait disposer d'une meilleure visibilité sur sa trésorerie plusieurs jours avant chaque événement afin de préparer les éditions dans de meilleures conditions.

Avant toute conception technique, BrightMind Africa a travaillé avec les organisateurs afin de comprendre le fonctionnement complet de Bike Escapade :

• le parcours d'inscription ;
• la préparation logistique ;
• les contraintes financières ;
• les besoins d'information avant l'événement ;
• les perspectives d'évolution de la communauté.

Cette phase d'analyse a permis de concevoir une solution réellement adaptée aux usages des organisateurs.

Nous avons développé une plateforme web centralisant l'ensemble des activités de YELEKO. Elle permet notamment de :

L'un des principaux enjeux identifiés concernait la préparation logistique. Les organisateurs avaient besoin d'encourager les participants à réserver plusieurs jours avant l'événement afin de mieux estimer les ressources nécessaires.

Pour répondre à ce besoin, BrightMind a conçu un système de tarification évolutive (Early Bird) :

• un tarif préférentiel est proposé aux premiers inscrits ;
• le prix évolue automatiquement lorsque certains seuils ou périodes sont atteints ;
• les participants sont incités à réserver plus tôt ;
• les organisateurs disposent d'une meilleure visibilité financière avant chaque édition.

Cette fonctionnalité répond directement à un besoin métier identifié durant les ateliers de conception.

La plateforme permet aujourd'hui à YELEKO de professionnaliser la gestion de ses activités. Les principaux bénéfices sont :

• centralisation des inscriptions ;
• paiements entièrement digitalisés ;
• meilleure anticipation logistique ;
• suivi simplifié des participants ;
• réduction des tâches administratives ;
• visibilité accrue sur la trésorerie avant les événements ;
• une plateforme pensée pour accompagner la croissance future de la communauté.

Dès sa conception, l'architecture a été pensée pour évoluer au-delà des seuls événements. La prochaine étape est le lancement de YELEKO Shop, une plateforme e-commerce permettant :

• la vente de vélos, d'accessoires et de produits dérivés ;
• la commercialisation de goodies de la communauté ;
• la vente de livres, boissons et autres produits liés aux activités de YELEKO ;
• à terme, l'ouverture d'une marketplace permettant à des partenaires de proposer leurs propres produits et services au sein de l'écosystème YELEKO.

Cette vision illustre la volonté de construire une plateforme évolutive capable d'accompagner durablement le développement de la communauté.