Étude de cas
TEDxOuagadougou
Moderniser l'expérience d'un événement international grâce à une plateforme digitale intégrée.
Le contexte
TEDxOuagadougou est la déclinaison locale du programme international TEDx, qui met en lumière des idées inspirantes capables de transformer les communautés. Organisé par une équipe de jeunes bénévoles engagés, l'événement réunit à chaque édition plusieurs centaines de participants autour de conférences, d'innovateurs et de leaders d'opinion.
Malgré son rayonnement grandissant, l'organisation reposait encore sur des processus largement manuels pour les inscriptions, les paiements et le suivi des participants.
Les défis
L'équipe organisatrice faisait face à plusieurs contraintes :
- Absence d'une plateforme officielle dédiée à l'événement.
- Inscriptions gérées via des formulaires et des échanges manuels.
- Paiements effectués principalement par Mobile Money ou directement le jour de l'événement.
- Difficulté à connaître en temps réel le nombre de participants confirmés.
- Faible visibilité sur les recettes avant l'événement, limitant la capacité à engager certaines dépenses en amont.
- Charge administrative importante pour les organisateurs.
Notre approche
BrightMind Africa a accompagné TEDxOuagadougou dans la conception d'une plateforme événementielle complète, pensée pour simplifier l'organisation tout en améliorant l'expérience des participants. Notre intervention a couvert :
- la définition des besoins fonctionnels ;
- la conception de l'expérience utilisateur (UX) ;
- le design de la plateforme ;
- le développement d'un site web institutionnel ;
- la création d'une application web de gestion des éditions TEDx ;
- l'intégration d'un système de paiement sécurisé via des agrégateurs locaux ;
- la mise en place d'un tableau de bord d'administration destiné aux organisateurs.
La solution
La plateforme permet désormais de :
Pour les participants
- découvrir les différentes éditions TEDxOuagadougou ;
- consulter les informations pratiques de chaque événement ;
- réserver leur place en quelques minutes ;
- payer directement en ligne via Mobile Money ou d'autres moyens de paiement intégrés ;
- recevoir automatiquement leur confirmation d'inscription.
Pour les organisateurs
- créer de nouvelles éditions TEDx en toute autonomie ;
- gérer les quotas de participants ;
- suivre les inscriptions en temps réel ;
- consulter les paiements validés ;
- disposer d'une base de données centralisée des participants ;
- anticiper l'organisation logistique grâce à une meilleure visibilité sur les inscriptions.
Les résultats
Grâce à cette transformation digitale, TEDxOuagadougou bénéficie désormais d'un processus d'inscription beaucoup plus fluide et d'une gestion largement automatisée. Les principaux bénéfices observés sont :
- réduction significative des traitements administratifs manuels ;
- meilleure visibilité sur les inscriptions avant l'événement ;
- paiements centralisés et sécurisés ;
- amélioration de l'expérience des participants ;
- meilleure capacité de planification logistique ;
- outil évolutif permettant de gérer les futures éditions depuis un même tableau de bord.
Les résultats en chiffres
+400
Participants enregistrés via la plateforme.
60 %
De gain de temps sur les opérations liées aux inscriptions et au suivi administratif.
100 %
Des paiements centralisés et sécurisés grâce à l'intégration d'un agrégateur de paiement.
1 plateforme unique
Pour gérer les éditions, les inscriptions, les paiements et les participants.
0 traitement manuel
Pour le rapprochement entre les paiements et les inscriptions après le déploiement de la solution, le tout se fait sur la plateforme.
Notre contribution
Au-delà du développement technique, BrightMind Africa a accompagné TEDxOuagadougou dans la réflexion, la structuration et la digitalisation complète de son processus de gestion événementielle. L'objectif n'était pas seulement de créer une plateforme, mais de fournir un outil capable d'améliorer durablement l'organisation, de simplifier le travail des bénévoles et d'offrir une expérience fluide aux participants.
Quelques indicateurs